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Cómo optimizo mi tiempo

Esto no es una guía de productividad ni un artículo para dar consejos o algo por el estilo, espero que no lo tomes así. Simplemente voy a comentar una serie de cosas o hábitos que me funcionan y a los que me he acostumbrado en mi día a día para poder lidiar con todos los fregados en los que me suelo meter.

Me gustaría que se formase un debate y conocer vuestra opinión. La economía del tiempo es un tema que me apasiona y del que tengo infinidad de cosas que aprender.

Actualmente, además del desarrollo de producto propio, manejo unos cuatro proyectos de clientes de forma simultánea en Simettric, coordino el trabajo con un equipo de profesionales distribuido a nivel nacional, además de dirigir toda la parte técnica de 4Visions junto a las labores de producto con el resto del equipo.

También ayudo a organizar ciertas iniciativas como el Bilbostack, ElComité, ElHackmité y alguna que otra cosilla. Y por supuesto tengo vida social.

Para poder hacer esto sin agobiarme lo que hago con más o menos disciplina es lo siguiente:

Horarios “normales”.

Odio trabajar en casa, es algo que hace imposible que puedas tener horarios normales, a menos que tu pareja te agarre literalmente de la cabeza y te arrastre de los pelos hasta la calle como si fueses un saco de basura revestido con un pijama o chándal. Yo no tengo pareja ahora mismo, por lo que lo mejor que he podido hacer es buscarme oficina lo antes posible.

Hasta que no he tenido un sitio dónde trabajar al que ir en metro, y depender del horario del mismo, no me he forzado a tener un horario normal.

En mi anterior empresa, Blackslot, a pesar de tener oficina no conseguía tener tampoco un horario normal, ya que la oficina estaba en la misma ciudad donde vivo, por lo que podría estar habitualmente hasta las cuatro de la mañana trabajando en ella.

Tener que coger un medio de transporte que no da servicio por la noche y no ir durante el fin de semana, me obliga a irme antes a dormir y poder aprovechar mucho mejor el día entre semana.

Los viajes también pueden ser productivos

Parte de mi trabajo es de gestión, otro es más productivo, como la parte de programación o documentación de producto.

Calculo que al día sólo tengo tiempo para una cuatro horas o como mucho seis de productividad pura, sin interrupciones, en las que estoy 100% concentrado. El resto de tiempo se consume en tareas no relacionadas con la producción, por lo tanto evito que dichas tareas me sorprendan cuando estoy concentrado en la oficina, a menos que no pueda concentrarme por otros motivos.

Los ratos en los que voy en el metro o camino hacía él, aprovecho para estar al día y leer enlaces, responder emails, hacer llamadas, coordinar trabajos, fijar reuniones etc. Esto es al menos una hora al día.

Siempre que puedo, si tengo que bajar a Madrid desde Bilbao, lo hago en bus premium de Alsa en lugar de comprar billete de avión. Las razones son principalmente dos:

  1. Tardo prácticamente lo mismo en ir desde mi casa al aeropuerto, espero a embarcar, a despegar, mientras llego, aterrizar y coger el metro hasta el centro que el tiempo en que llegar uno de esos autobuses desde Bilbao.
  1. Tienen enchufe y puedo adelantar trabajo de documentación, presupuestos, facturas , envío de emails etc.

En viajes a Barcelona o Andalucía son más complicados, en ellos suelo aprovechar las esperas en el aeropuerto o simplemente leer, no me acostumbro a trabajar con el ordenador en el avión.

Listas de TO-DO y GTD

Me he leído el dichoso libro de GTD unas cuatro veces, he estado suscrito a blogs de productividad y he usado decenas de opciones para gestionar tareas o proyectos, nada me ha funcionado en el modo en el que esperaba.

Una cosa que he aprendido y parece obvia: la herramienta no importa. Hay más programas de gestión de tareas que calculadoras, por lo tanto da igual si usas Mac, Linux, Windows o te programes tu propio sistema operativo que te vaya a hacer más productivo, da igual, el problema no está ahí.

Otra cosa importante es darte cuenta de que no vas a poder hacer todo en un día o en una semana o en un mes. Si tienes muchas cosas en la cabeza seguro que si no las apuntas van a pasarte dos cosas:

  1. Se te va a olvidar algo
  1. Te agobiarás tarde o temprano por culpa de una sensación continua que te hace tener la percepción de que no estás avanzando.

Siempre va a haber cosas que van a quedar sin hacer, y deben quedar sin hacer, al final del día. Esto hay que tenerlo en cuenta a la hora de comprometerse con proyectos nuevos, con fechas de clientes y en general cuando tengamos la sensación de que por no comer, cenar, salir a tomar algo o irse pronto a dormir, vamos a adelantar mucho más que si lo hacemos.

Cuando entendí esto es cuando realmente me pude adaptar a una dinámica de apuntar tareas e ir ejecutándolas.

El objetivo es liberar la cabeza de esas cosas que están continuamente circulando por la misma. Muchas cosas se pueden hacer de forma rápida, ya que suelen ser llamar a alguien o escribir/responder un email. Nuestro cerebro realmente descansa cuando nos quitamos una de esas tonterías de encima. Muchas veces no lo hacemos porque “todo lo que tenemos que hacer” nos agobia.

Priorizar es importante, sin embargo yo personalmente no siempre me comporto como un robot y a veces tacho tareas que no son tan prioritarias como otras, como por ejemplo tareas domésticas. Algunas veces, el tachar esas tareas hace que en las prioritarias sea más productivo después ya que tengo la mente más “liberada”.

En mi caso a lo que me he acostumbrado es a usar el servicio ”Remember the milk” con una rutina algo especial:

  • Pongo todas las tareas que pueda hacer en la semana en la que me encuentro y la siguiente, nunca pongo tareas a la vista que no son abarcables fuera de ese margen de tiempo.

  • Nunca pongo tareas que se formen por varias tareas pequeñas, porque se quedarán ahí para siempre. Si una tarea permanece sin tachar mucho tiempo porque cuesta realizarse, seguramente haya que dividirla en tareas más pequeñas.

  • Doy máxima prioridad a las tareas que tengo que hacer cuanto antes, segundo nivel de prioridad a las tareas de la semana y tercer nivel al resto que sean de relativa urgencia.

  • Nunca doy fecha a las tareas.

  • Si tengo que hacer algo, aunque sea dentro de dos meses siempre lo apunto, especialmente si no estoy delante del ordenador, luego ya lo priorizaré u ordenaré.

  • Para las tareas que tengo que hacer en el mismo día, las paso a papel o a un archivo de texto plano que nunca guardo, lo mantengo abierto en todo momento y voy borrando cada tarea hecha. Al final del día las tacho de remember the milk. Es importante para mí no guardar el archivo, ya que me molesta tenerlo abierto y evita que me distraiga.

  • Las prioridades cambian. Si una tarea es urgente pero ha de hacerse durante la semana y no en el mismo día, es menos prioritaria que las que se deben hacer cuanto antes.

Otras cosas que me ayudan.

Cuando envío emails, evito enviar archivos adjuntos. Siempre que puedo, en lugar de adjuntar archivos en Word formateo el texto con Markdown. El texto queda bastante limpio, se puede leer perfectamente sin usar programas adicionales y se escribe mucho más rápido.

Reduzco las llamadas al máximo. Y quiero decir al máximo: si un cliente requiere hablar por teléfono de forma continua para poder trabajar conmigo, es muy probable que no me interese trabajar con él ni a él conmigo.

Las llamadas intento hacerlas todas seguidas y siempre tengo el teléfono en silencio.

La música también suele ayudarme a concentrarme en tareas productivas.

Desarrollo de proyectos.

Como programador con perfil de negocio que tiene una idea nueva cada semana, he tenido que tomar la siguiente decisión: no empiezo a escribir una sola línea de código hasta que:

  • El proyecto esté bien definido a nivel de negocio y producto.

  • Si es un producto propio, sepa cómo voy a venderlo o distribuirlo.

Para mí es muy fácil ponerme a pensar en cómo voy a desarrollar técnicamente el producto, por suerte he cometido este error demasiadas veces como para ya llenarme la mente con mil tareas que puede que no me interese realizar.

Descanso.

Hay momentos o incluso días en los que no soy productivo. Odio la sensación de estar perdiendo el tiempo por culpa de no concentrarme o descubriéndome procrastinando en redes sociales o cosas así.

Cuando detecto que no soy productivo o no tengo el día para programar, intento ejecutar otras tareas que no están relacionadas con la productividad, sino con gestión.

Si no consigo ponerme o concentrarme con tareas de gestión, realizo llamadas o adelanto reuniones.

En el caso de que no consiga avanzar con nada, intento desconectar de forma seria, irme a la cama o salir a la calle.

No importa si no es sábado o domingo, nuestro cuerpo no siempre entiende la rutina, en mi caso puede ser mucho más productivo un domingo que un miércoles.

Me gustaría que comentaseis cosas que os funcionan a vosotros, como he dicho esto es un tema que me apasiona y siempre está bien probar cosas.