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Culturas de ingeniería: por dónde empezar

Esta es la segunda entrada de una serie de artículos sobre culturas de ingeniería.

Culture

Valores

“When your values are clear to you, making decisions becomes easier.”
— Roy E. Disney

He de reconocer que a lo largo de mi carrera, he sido bastante escéptico con la utilidad los valores y visión de la empresa.
Me dejé llevar por los prejuicios alimentados por experiencias en determinados contextos, en los que los valores quedaban estáticos en una pared a modo de buenas intenciones o deseos, muy alejados de la realidad del día a día de los equipos.

Con el tiempo, aprendiendo en otros contextos de trabajo distintos e intercambiando experiencias con otros colegas de profesión, me he convencido de que los valores son una herramienta clave para afianzar una buena cultura.

Los valores deben estar documentados y deben ser actualizados cada cierto tiempo en base a la realidad de los equipos. Con valores alineados con esa realidad, podemos empezar a construir procesos, políticas y otras herramientas que hacen más fácil mantener nuestra cultura.

Si no se ha hecho antes, documentar los valores comunes interiorizados por todos los equipos es una práctica muy sana para descubrir aquello que todos esperan del resto y hace que no sea tan importante que estén escritos en una pared para que todo el mundo los siga y demande seguirlos en cada decisión o proceso.

Con los valores ya definidos, podemos empezar a construir nuestra cultura desde el principio: la contratación de las personas adecuadas.

Contratar

“Shaping your culture is more than half done when you hire your team.”
— Jessica Herrin, Stella & Dot founder

La base de todas cultura de empresa empieza por contratar a las personas correctas.

El cultural fit es un factor crítico para determinar si es buena idea que la empresa y el candidato empiecen juntos una relación profesional.

Es importante conocer qué expectativas tiene el candidato, a qué tipo de culturas está acostumbrado y si aceptaría un posible cambio. Evaluar el choque cultural en el caso de que un candidato proceda de otras culturas es algo clave cuando estás contratando.
Hace unas semanas escribí sobre qué preguntas me gustaría que me hiciese un candidato, precisamente por este motivo.

En nuestro sector, los buenos profesionales pueden elegir dónde quieren trabajar entre muchas opciones. El salario es un factor, pero no es el único.
Podemos encontrar fácilmente análisis que nos muestran cómo una buena cultura es decisiva tanto para conseguir captar talento como para retenerlo. Teniendo en cuenta esto, necesitamos cuidar algunas cosas de nuestro proceso.

Es importante que en las ofertas que publiquemos, se perciban nuestra cultura y valores, además de las expectativas que tenemos al buscar a esa persona para nuestro equipo.

La UX del proceso de selección

“We thought about our culture truly as a product”
— Katie Burke, chief people officer at HubSpot.

Algunas empresas tratan su cultura como un producto en sí mismo, podemos ver ejemplos en Hubspot y en Asana. Si seguimos el ejemplo, el proceso de contratación debe ser medible, iterable, guiado por feedback y con una UX cuidada al máximo.
Hay que tener en cuenta que en nuestro un mercado, el coste de oportunidad a la hora de contratar talento es tremendamente alto.

Idealmente, la persona que pase por nuestro proceso de selección debería percibir cómo sería el día a día en base a las pruebas y preguntas que le hagamos y percibir en todo momento si tiene un cultural fit adecuado y los skills que estamos buscando.

Las entrevistas son una oportunidad para aprender mucho de uno mismo, el mejor feedback que un candidato puede darnos es que su tiempo ha sido productivo y ha aprendido durante el camino.

El proceso de selección como publicidad de la cultura de tu empresa

Todo contacto con un candidato es una oportunidad para dar a conocer nuestra cultura. Por ello, en los procesos de selección hay que tener especial cuidado de la imagen que estamos dando.

Ten por seguro que si a una persona le ha gustado tu proceso va a contarlo a su gente de confianza y esa gente puede que forme parte del talento que estás buscando. Si la impresión es negativa, la voz se va a correr como la pólvora.

Cuidar el feedback

Si un candidato pide feedback, en mi opinión debemos dárselo lo mejor que podamos. Esta persona ha invertido su tiempo y si recordamos el punto anterior, ganamos más dándoselo que omitiéndolo.

Como candidato, si te dan feedback, recíbelo con generosidad. No hay nada peor para un entrevistador que confirmar su decisión de no seleccionar a una persona, cuando esta le demuestra que no encaja bien la crítica.

Evitar héroes x10

La época de los rock star del software ya ha pasado, o al menos en culturas de empresas que quieran ser escalables y no tener un ambiente tóxico.
Se ha escrito mucho sobre perfiles que trabajan mejor solos y que son capaces de arreglar lo que el resto de los equipos no pueden y subir código a producción mucho más rápido que el resto.
La realidad es que estos perfiles generan silos de conocimiento, dependencia y son los únicos que se atreven a lidiar con la deuda técnica que a menudo ellos mismos generan.

Si pensamos a largo plazo y sobretodo en una cultura de trabajo en equipo, los soft skills, en especial la comunicación, aceptación de la crítica, capacidad de aprendizaje, son más valiosos en las personas que se incorporen. Si nos fijamos en estas cosas, llegaremos más lejos que con perfiles 10x.

El On-Boarding

Tras cerrar el proceso de contratación, comienza el proceso de onboarding.

El onboarding es una pieza clave de la cultura de una empresa ya que es el momento en el que la persona que entre va a evaluar si ha tomado una buena decisión o no a la hora de decantarse por nuestra empresa y también es un momento en el que debe aprenderlo todo sobre nuestra forma de trabajar.

Al formar parte de la cultura, debe estar documentado por varios motivos:

  • No recaiga siempre en la misma persona y cualquier persona del equip,o independientemente de su rol, pueda saber gestionarlo y mejorarlo
  • Todos los procesos de onboarding se hagan de la misma forma
  • Que el primer día la persona tenga todo listo para empezar a trabajar
  • Se puedan anticipar necesidades y la reserva de huecos en el calendario de los involucrados
  • Dar mayor seguridad a la persona que se incorpora

En un buen onboarding toda persona que entre debería tener todo lo necesario para poder hacer su trabajo el primer día, conocer los valores de la empresa, saber qué se espera de ella en su primer mes y tener espacio de tiempo para conocer los procesos de la empresa, otros departamentos y aprender las dinámicas del día a día.

Cómo documentar nuestro On Boarding

Independientemente de qué herramienta utilicemos para documentarlo, el onboarding debe tener en cuenta lo que se necesita hacer antes de que la persona entre y lo que esta va a hacer desde el primer día hasta que el on-boarding haya finalizado. Idealmente, cualquiera del equipo debería poder acceder y actualizar esa documentación, de tal forma que cualquiera del equipo, podría asumir el preparar el on-boarding y tener claro todo lo que se necesita dejar listo antes del día en el que esa persona se incorpore.

El primer día en una empresa nueva siempre es un día especial pero también es un día en el que estás muy perdido con todo, tienes la sensación de no ser capaz de recordar ninguno de los nombres de tus compañeros y en muchos casos, el síndrome del impostor te puede hacer pasar una mala jugada. Cuanto mejor cuidemos la parte del onboarding de una persona, mejor será su experiencia y antes se integrará en el día a día.

Por otro lado, debemos pensar que durante sus primeros días, la persona va a saber si su elección ha sido buena o mala. En este sentido, no hay nada peor para una persona nueva que estar esperando días a tener su equipo de trabajo, que la metan en un proyecto directamente sin tener contexto ni interiorizados los procesos de trabajo, que no le presenten a nadie de otros departamentos ni le expliquen lo que estos hacen, que nadie le diga qué esperan de ella o de su rol en la empresa…

Lo ideal es que la persona tenga un sitio en el que poder consultar sus primeros pasos a modo checklist, un listado de los recursos más importantes a consultar en cuanto a nuestra cultura y vaya conociendo el funcionamiento no sólo de su departamento, sino el del resto de la empresa. Todo ello debe suceder en un espacio de tiempo seguro en el que el resto de equipos de la organización sepan que esa persona está en su tiempo de onboarding y no esperen que sea productivo hasta que este tiempo finalice.

Buddies

El buddy es un rol ya conocido en diferentes culturas que cuidan de su onboarding y tiene como objetivo acompañar a las personas que llegan en sus primeros días o en lo que dure el onboarding.

El objetivo de los buddies es el de dar contexto y ayudar en todo lo que la nueva persona necesite, pero hay que tener en cuenta su carga de trabajo antes de asignarles este rol. Si no se tiene en cuenta esto, habra un impacto directo en el equipo en el que el buddy forme parte y la experiencia del onboarding para la persona que entre no será la misma.

El Off-Boarding

Tarde o temprano, llega el momento en el que alguien del equipo decide dejar la empresa y buscar nuevos retos. Al igual que hemos hecho con el onboarding, debemos cuidar cómo decir adiós a ese profesional que ha aportado a la empresa y gestionar todo lo relativo a su baja digital en la misma.

En el offboarding, es importante cuidar todo lo que consideremos importante en los últimos días de esa persona: recoger feedback, asegurar el traspaso de conocimiento, informar a clientes y proveedores, organizar una despedida en condiciones… todo depende de cómo nos gustaría que esa persona recuerde el cierre de su etapa trabajando con nosotros.

Por último, una vez que esa persona se haya ido, es importante dar de baja los accesos pertinentes y gestionar los recursos a los que dicha persona tiene acceso.

Al igual que hemos documentado el onboarding, es necesario documentar también este proceso para que cualquiera en la empresa sepa cómo gestionarlo y siempre se haga de la misma forma, sin que nos dejemos ningún paso importante.

Conclusión

El primer paso a la hora de construir una cultura pasa por conocer cuáles son los valores de todo el equipo y contratar a las personas adecuadas.

Para ello, debemos comunicar muy bien qué buscamos en esas personas y destacar aspectos importantes de nuestra cultura.

Una vez que alguien ha tomado la decisión de unirse, debemos cuidar la experiencia de sus primeros días para que se pueda adaptar y sepa qué es lo que esperamos de ella.

Por último, no debemos descuidar cómo es la experiencia cuando una persona decide irse de la empresa.

Referencias y recursos relacionados

Lo que he comentado en este artículo está inspirado en mi experiencia de los últimos años y en especial en lo que aplicamos en Packlink (estamos contratando por cierto).
Existen muchos más recursos que hablan sobre este tema, aquí he recopilado unos cuantos. Iré actualizando esta lista a medida que vaya encontrando más: